Trudna rozmowa oceniająca pewnie zdarzyła się każdemu szefowi. Poniżej przedstawiam przykładowe trudne sytuacje w ocenie i pomysły na ich rozwiązanie. Są to realne przykłady, które zgłaszają kierownicy w trakcie szkolenia z oceny pracy. Dotyczą rozmów oceniających w ramach formalnej, okresowej oceny pracy.
Trudna rozmowa oceniająca – przykłady
SYTUACJA I: Rozbieżność w ocenie – pracownik ocenił się dużo wyżej niż zrobił to jego szef; pracownik nie zgadza się z oceną pracy przełożonego.
Co przełożony może zrobić?
- Poproś pracownika o uzasadnienie oceny pracy: proszę podaj swoje argumenty,
- Powtórz swoje przykłady uzasadniające ocenę,
- Wyjaśnij znaczenie błędów w pracy, które wpłynęły na poziom oceny. Być może coś co dla kierownika było kluczowe, dla pracownika było mało ważne. Dopóki będzie ta rozbieżność nie będzie wyjaśniona pracownikowi trudno będzie mu uznać punkt widzenia szefa,
- Kilkakrotne odwołaj się do przykładów – zastosuj mechanizm „zdartej płyty”
- Jeśli dalej jest rozbieżność – odwołaj się do zasad i regulaminu oceny pracy: masz prawo zapisać, że się nie zgadzasz, masz prawo się odwołać…
SYTUACJA II: Podważanie sensu oceny pracy, której częścią są rozmowy oceniające – w tej firmie/w tym dziale.
Co przełożony może zrobić?
- Zrób spotkanie przed oceną pracy. Przypomnij korzyści i pozwól pracownikom wyrazić swoją opinię. Dopytaj o powody zwątpienia w zasadność oceny pracy,
- W trakcie rozmowy pokazuj „przyziemne” (możliwe do realizacji i ważne dla pracownika) korzyści. Np. będziesz mógł wyrazić swoją opinię, możesz zaproponować swoje pomysły na usprawnienie pracy, itd.
WAŻNE: Przekonywać do sensowności oceny pracy może tylko i wyłącznie przełożony, który sam jest przekonany, że to wartościowe narzędzie
SYTUACJA III: W trakcie rozmowy dowiadujemy się o sytuacji osobistej pracownika, która ma wpływ na obniżoną jakość pracy.
Co przełożony może zrobić?
- Wysłuchaj
- Wyraź zrozumienie (empatię) dla trudnej sytuacji
- Zachowaj równowagę pomiędzy zrozumieniem a wyegzekwowaniem poprawy
- Ustal konkretny czas/termin na poprawę
SYTUACJA IV: Dobry pracownik, który pogorszył wykonanie zadań/obowiązków.
Co przełożony może zrobić?
- Podkreśl w czym jest dobry (nie tylko krytykować)
- Szukaj przyczyn problemów (wspólnie)
- Wspólnie ustalcie działania „naprawcze”
SYTUACJA V: Milczenie: pracownik niechętnie bierze udział w rozmowie.
Co przełożony może zrobić?
- Przygotuj listę pytań pytań angażujących do rozmowy. Zadbaj o formę zadawanego pytania, stosuj otwarte a nie zamknięte,
- Zachęcaj do udziału w rozmowie oceniającej, np. pokazując pracownikowi, jakie to daje korzyści,
- Na początku rozmowy rozluźnij atmosferę,
- Zachęcaj, poprzez pytania (jak najwcześniej zadaj pierwsze pytanie) – zaczynaj od łatwych pytań,
- Po zadaniu pytania – dać czas na odpowiedź (nie zarzucać pytaniami),
- Nazywaj sytuację: widzę, że…
SYTUACJA VI: Rozmowy oceniające z pracownikiem “gadułą” czy “dygresantem”.
Co przełożony może zrobić?
- Pamiętaj o wyznaczeniu ram czasowych na początku rozmowy,
- Przypominaj o czasie – w trakcie rozmowy,
- Kontroluj przebieg rozmowy, np. „wróćmy do tematu”, „przed nami jeszcze…”,
- Porządkuj tematy (np. parafrazując czy podsumowując),
- Ucinaj zbędne dyskusje,
- Stosuj pytania zamknięte.
Trudna rozmowa oceniająca to wyzwanie dla szefa! Warto więc przygotować się do niej!
O ocenie pracy przeczytasz również tutaj: ocena pracy-pytania ze strony oceniających.