Informacja zwrotna – przydatne modele

Informacja zwrotna jest ważnym narzędziem w pracy szefa. Poniżej zebrałam 3 modele, które mogą być przydatne, gdy rozmawiasz z pracownikiem na temat wykonywania przez niego pracy.

Dodatkowo – opisałam kwestię pochwał, czyli doceniania pracowników. Poświęcam temu zagadnieniu cały rozdział, bo to ta część informacji zwrotnej, która często „kuleje”. Warto więc, by szefowie częściej korzystali z tej formy motywowania pracowników.

Informacja zwrotna klasyka – jednominutowe pochwały i jednominutowe przekierowanie według Kena Blancharda

W poprzednim artykule o pochwale już powoływałam się na tego autora i jego założenia. Dla mnie – być może dlatego, że była to jedna z pierwszych pozycji książkowych o zarządzaniu, która wywarła na mnie duże wrażenie, to klasyka. Na dodatek Ken Blanchard „odświeżył” swoje wywody. Informacja zwrotna w tej formule na pewno do wykorzystania! Zobacz przepis na pochwałę i przekierowanie (konstruktywna informacja zwrotna).

Jednominutowe pochwały

Pierwsze pół minuty

• Ludzi należy chwalić tak szybko, jak to tylko możliwe.
• Należy powiedzieć ludziom – konkretnie – co zrobili dobrze.
• Warto wspomnieć, że ich sukces to dla menedżera powód do zadowolenia, a jednocześnie korzyść dla organizacji.

Przerwa

• Należy dać im chwilę, aby mogli pozytywnie pomyśleć o swoich osiągnięciach.

Drugie pół minuty

• Warto ich zachęcić, aby kontynuowali
• Należy im jasno powiedzieć, że się w nich wierzy i że się ich wspiera w dążeniu do sukcesu.

Jednominutowe przekierowanie

Pierwsze pół minuty

• Dokonaj przekierowania tak szybko, jak to tylko możliwe.
• Najpierw potwierdź fakty i dokonaj analizy błędu – w możliwie konkretny sposób.
• Wyraź własne odczucia związane z błędem, a także wskaż jego wpływ na wyniki organizacji.

Przerwa

• Na chwilę warto przerwać wypowiedź, aby druga strona mogła w pełni uświadomić sobie znaczenie swojego niedociągnięcia.

Drugie pół minuty

• Należy przypomnieć rozmówcy, że ten błąd nie rzutuje na jego wartość jako człowieka i że pomimo jego popełnienia on sam nadal cieszy się dobrą opinią.
• Należy wyrazić zaufanie do rozmówcy i wiarę w jego możliwości, a także gotowość wspierania go w drodze do sukcesu.
• Trzeba przyjąć do wiadomości, że dokonanie przekierowania oznacza zakończenie sprawy raz na zawsze.

(na podstawie: Ken Blanchard, Spencer Johnson; Nowy jednominutowy menedżer)

RTD – RÓB TAK DALEJ

To model, który ułatwia podsumowanie jakiegoś okresu współpracy.

1. START – zacznij to robić/zacznij pracować w taki sposób. Czyli pokazanie pracownikowi jak powinien dobrze wykonywać zadania: np. nowe.
2. STOP – przestań to robić/przestań pracować w taki sposób/przestań tak się zachowywać.
3. WIĘCEJ – częściej tak rób/pracuj/zachowuj się. Czyli docenienie tych zachowań, które już dobrze pracownik robi, jednak za rzadko – nie do końca wykorzystując możliwości.
4. MNIEJ – ogranicz swoje zachowania/sposoby pracy/itd.
5. RTD – rób tak dalej, bo robisz to w bardzo dobry sposób. Pochwała bardzo dobrze wykonywanych zadań/zachowań.

Komunikat JA

Znowu klasyka.  Zobacz przykład zastosowania komunikatu typu JA w sytuacjach konfliktowych, w kierowaniu młodymi pracownikami: http://www.microlearnings.eu/pl/topics/topic-5/clip-12-i-statements (projekt dotyczący uczenia i zarządzania młodymi pracownikami).

Ja czuję	Wstawiamy towarzyszące nam w danej sytuacji uczucia
Kiedy Ty	Opis zachowania, które nam przeszkadza u pracownika
Ponieważ	Przyczyna: dlaczego to zachowanie nam przeszkadza?
Chciałbym/Chciałabym	Oczekiwania na przyszłość

Co sądzisz o tych modelach? Czy informacja zwrotna będzie łatwiejsza korzystając z tych podpowiedzi?

Pochwała – przyłapuj ludzi na tym co robią dobrze

Pochwała to ważne narzędzie kierowania ludźmi. Czasami jednak menedżerowie niechętnie jej używają, bo boją się, że „przesłodzą” swoją wypowiedź. Jednak nawet, gdy już ten etap mają za sobą i wiedzą jak w konkretny sposób chwalić pracowników często okazuje się, że nie mają takiego nawyku. Pochwała jest rzadziej stosowana niż krytyka.

Dlatego zachęcam do zadania, które ułatwi budowanie nawyku, by pochwała stała się jednym z Twoich narzędzi kierowania.

Pochwała, czyli „przyłapuj ludzi na tym co robią dobrze”

Tytuł zadania to zdanie Kena Blancharda z książki: Przywództwo Wyższego Stopnia (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007).

Przeczytaj jak o tym pisze autor:

„Lider powinien zatem rozglądać się po organizacji i starać się „przyłapywać pracowników na dobre robocie”. Kiedy uda mu się dostrzec kogoś takiego, powinien udzielić mu jednominutowej pochwały, tj. takiej, która nastąpi niezwłocznie po obserwacji, będzie konkretna i odda jego uczucia…. Zamiast chwalić ludzi na chybił trafił, najpierw trzeba dowiedzieć się, co tak naprawdę dobrze zrobili. Menedżer musi więc najpierw poobserwować pracowników i dopiero potem wyrażać swoje uznanie dla zauważalnych postępów w pracy. Tego rodzaju nieformalne interakcje powinny stanowić dodatek do cyklicznych spotkań podsumowujących pracę”.

Mam nadzieję, że wypowiedź Kena Blancharda zachęci Cię do wykonania zadania. Składa się ono z 3 kroków. Na samym początku pamiętaj jeszcze o tym, by zaplanować je w swoim kalendarzu – jako ważne, by mieć na to czas.

KROK 1 – Obserwuj pracę danej osoby. W przypadku, gdy nie wszystko możesz zaobserwować – posiłkuj się dokumentacją, wynikami, itd. – czyli wszystkimi danymi, które ułatwią Ci „przyłapanie pracownika na tym co robi dobrze”.

KROK 2 – Gdy zauważysz zachowanie na plus (także drobny sukces) – przekaż pracownikowi pochwałę, jak najszybciej będzie to możliwe.

KROK 3 – Zapisz tę informację. Takie codzienne/drobne pochwały warto notować, bo bardzo przydają się, gdy:

– chcemy podsumować jakiś czas współpracy

– mamy za zadanie rozdzielić nagrody w zespole.

WAŻNE: Ten schemat jak domyślasz się może dotyczyć i pochwał i konstruktywnej krytyki. Z doświadczenia wiem jednak, że trudniej jest z pochwałami, a mają one dużą wagę w motywowaniu, więc dlatego w zadaniu warto skupić się na nich, a później – już w realnej pracy: przekazywać pracownikom zarówno informacje pozytywne jak i informacje o tym, co powinni poprawić.

Photo by Amy Hirschi on Unsplash