Nawet przedsiębiorstwa, które mają świetnie funkcjonujące zespoły trenerów wewnętrznych czasami stają przed wyborem: trener wewnętrzny czy trener zewnętrzny?
W praktyce takie decyzje firmy podejmują w nowych, czy też nietypowych sytuacjach. Na przykład: potrzeba przeszkolenia większej grupy pracowników niż zazwyczaj,. Czy też: organizacja szkoleń z tematyki, która nie jest domeną trenerów wewnętrznych. I właśnie pod takim kątem spójrzmy na tę listę.
Lista pytań pomocna w wyborze: trener wewnętrzny czy trener zewnętrzny?
Pytanie 1
Jak szybko projekt szkoleniowy ma być zrealizowany? Dodatkowo: jak dużym zespołem trenerów wewnętrznych (jakimi „mocami przerobowymi”) dysponujemy?
Na początku kontrowersyjny punkt – czy mamy szansę zrealizować projekt szkoleniowy tylko i wyłącznie siłami własnych trenerów. Kontrowersyjny, bo nie dotyka kwestii merytorycznej, a organizacyjnej czy technicznej. Jednak z praktyki – bardzo życiowy.
Co więc robić w sytuacji, gdy ze względu na czas lub wielkość projektu okazuje się, że potrzeba więcej szkoleniowców niż mamy do dyspozycji. Praktycy (działy HR) zwracają uwagę na dwie sprawy:
1) jeśli jest to sytuacja jednorazowa – warto zaprosić do współpracy firmę zewnętrzną. Oto jeden z przykładów:
W firmie (branża ubezpieczeniowa) wprowadzono zmiany w systemie obsługi klientów. Część tradycyjnych stanowisk została zlikwidowana, a w zamian powstały nowe centra obsługi. Aby pracownicy efektywnie rozpoczęli pracę na nowym stanowisku potrzebny był cały zestaw warsztatów zorganizowany w krótkim czasie – jeden miesiąc. W tak krótkim czasie (a czas był priorytetem) nie było możliwe przeszkolenie tych osób tylko i wyłącznie przez trenerów wewnętrznych. Z drugiej strony dział HR ocenił sytuację jako jednorazową. Analiza planów szkoleń dla już funkcjonującego centrum obsługi wykazała, że zespół trenerów wewnętrznych świetnie poradzi sobie z doskonaleniem umiejętności w przyszłości. Wtedy, gdy zajęcia będzie można zaplanować w dłuższej perspektywie w dłuższej perspektywie czasowej. Firma podjęła więc decyzję o zaproszeniu do współpracy trenerów zewnętrznych.
2) w sytuacji, gdy potrzeba większej ilości trenerów jest stała. Na przykład wzrosło zatrudnienie. Jest to często sygnał do rozważenia decyzji o rozbudowie zespołu trenerów wewnętrznych.
Pytanie 2
Na ile zbliżona jest tematyka zajęć i grupa, do której jest adresowane szkolenie do doświadczeń i kompetencji jakie posiada trener wewnętrzny?
Pracownicy działu HR podkreślają, iż kwestia czy merytoryka i adresaci szkoleń jest bliska doświadczeniom trenerów wewnętrznych czy też nie, decyduje o tym, kto będzie realizował projekt.
Naturalną drogą rozwoju szkoleniowców wewnętrznych jest poszerzanie zakresu prowadzonych zajęć o nowe tematy, zgodnie z potrzebami organizacji.
W jednej z firm trenerzy wewnętrzni dostosowują się do każdej zmiany związanej z procedurami obsługi klienta w tej organizacji. Ostatnio powstał dział, który kontaktuje się tylko telefonicznie z klientem. Trenerzy wewnętrzni, którzy do tej pory prowadzili zajęcia dotyczące rozmów bezpośrednich opracowali warsztaty poświęcone specyfice kontaktu telefonicznego. W ten sposób przygotowali się do nowych oczekiwań Firmy.
Częstym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest przygotowanie i przeprowadzenie pierwszych szkoleń przy współpracy z zewnętrzną firmą szkoleniową. Później realizują je trenerzy wewnętrzni.
Im tematyka szkoleń bardziej specjalistyczna i różna od kompetencji merytorycznych trenerów wewnętrznych – tym częściej firmy podejmują decyzję o współpracy z trenerami zewnętrznymi.
Pytanie 3
Jak duża grupa docelowa ma być objęta szkoleniami?
Im większa grupa docelowa do przeszkolenia tym częściej jest to domeną trenerów wewnętrznych – nawet w sytuacji, gdy trzeba stworzyć zupełnie nowe szkolenia – tutaj rolę przede wszystkim odgrywa kwestia kosztów.
Pytanie 4
Czy szkolenie będzie jednorazowe czy też cykliczne (bo dochodzą nowi pracownicy, bo jest potrzeba cyklicznego przypominania nabytych umiejętności)?
Tutaj znowu domeną trenerów wewnętrznych są szkolenia cykliczne (w efekcie duża ilość szkoleń do przeprowadzenia).
W sytuacji odwrotnej – szkolenie jednorazowe, a przy okazji wymagające dużej ilości przygotowań – korzystniejsze może okazać się zatrudnienie firmy zewnętrznej.
Pytanie 5
Czy szkolenie wiąże się z wprowadzaną zmianą? Jak ta zmiana jest odbierana w Firmie?
Szkolenia dotyczące zmian w organizacji to bardzo specyficzna grupa, gdyż zazwyczaj jednym z elementów zajęć jest przekonanie pracowników do nowych rozwiązań (lub po prostu pokazanie pozytywnych konsekwencji zmiany). I tutaj pracownicy działu HR pokazują dwie korzyści, które często decydują o zatrudnieniu trenerów zewnętrznych do tego typu zajęć:
- trenerzy zewnętrzni mają doświadczenia z wielu firm, co ułatwia im pokazanie zalet wprowadzanych rozwiązań (a także możliwych zagrożeń i sposobów radzenia sobie z nimi) – bazując nie na teorii, a przykładach z życia,
- trenerów zewnętrznych nie są postrzega się jako strony w zmianie. W przeciwieństwie do szkoleniowców wewnętrznych. Oni mogą usłyszeć na zajęciach od nieprzekonanych uczestników „mówicie tak, bo co innego macie zrobić, przecież tu pracujecie”. Dzięki temu łatwiej mogą budować pozytywne nastawienie do zmian.
Przykładem tego typu zajęć, gdzie często firm zaprasza do współpracy trenerów zewnętrznych to np. ocena pracy i prowadzenie rozmów oceniających. Szkoleniowcy zewnętrzni mający wiedzę i doświadczenie w zakresie systemów ocen pracy bardzo dobrze się sprawdzają w takiej sytuacji. Umieją wskazać korzyści z funkcjonowania takich rozwiązań, a co ważniejsze przygotować oceniających na różne sytuacje, których Ci obawiają się przed swoimi pierwszymi rozmowami oceniającymi.
I w tym przypadku bardziej mówimy o współpracy osób z zewnątrz i trenerów wewnętrznych. Bo w praktyce trenerzy zewnętrzni prowadzą takie zajęcia w momencie wprowadzania zmiany (np. wchodzi nowy system, są do niego wprowadzane nowe elementy, itd.). Natomiast już w trakcie funkcjonowania sytemu ocen – tzw. szkolenia przypominające (przed każdą rozmową oceniającą) – prowadzą zazwyczaj trenerzy wewnętrzni.
Pytanie 6
Jaki typ stanowisk/obszar działania jest szkolony (pracownicy produkcji, sprzedawcy, nowo zatrudnieni pracownicy, itd.)?
Zazwyczaj zespoły trenerów wewnętrznych powstają, by wspierać szkoleniowo konkretną grupę w firmie. Np. pracowników produkcji, dział obsługi klienta albo nowo zatrudnione osoby – w ramach szkoleń wprowadzających.
Jeśli więc pojawia się nowa potrzeba szkoleniowa dla grupy, która jest pod opieką trenerów wewnętrznych – to starają się oni opracować ten temat – zakładając, że dzięki znajomości ludzi i ich stanowisk pracy łatwiej im będzie odpowiedzieć na ich potrzeby.
Także w przypadkach, gdy docelowo to trenerzy wewnętrzni chcą prowadzić zajęcia, często pierwszym etapem jest współpraca z firmą zewnętrzną.
Przykład:
W jednej z firm trenerzy pracowali na potrzeby osób związanych ze sprzedażą. W ich gestii były wszystkie szkolenia dla tej grupy związane z umiejętnościami sprzedażowymi. Analiza potrzeb dla tej grupy pokazała, że pomocny w pracy tych osób byłby rozwój umiejętności związanych z organizacją własnej pracy na stanowisku sprzedawcy. Trenerzy wewnętrzni, dla których była to nowa tematyka zaprosili do współpracy zewnętrzną firmę szkoleniową. To ona przygotowała i prowadziła zajęcia, a trenerzy wewnętrzni w nich uczestniczyli. W drugim etapie (przy współpracy z zewnętrzną firmą szkoleniową) zbudowali własny program zajęć.
Innym przykładem jest historia jednej z sieci hoteli:
Trenerzy wewnętrzni byli odpowiedzialni za szkolenia dla pracowników recepcji związane ze standardami oraz procedurami pracy – np. zasady rezerwacji pokoi, itd. W ramach analizy potrzeb szkoleniowych – została określona potrzeba rozwoju umiejętności związanych z obsługą klienta (konkretnie: radzenie sobie w trudnych sytuacjach). Ponieważ tematyka tych zajęć była zupełnie różna od doświadczeń trenerów wewnętrznych – wybrano następujące rozwiązanie: tzw. szkolenia łączone. Zajęcia były prowadzone wspólnie przez trenerów wewnętrznych (standardy pracy) i zewnętrznych (radzenie sobie z trudnymi sytuacjami). Dzięki temu trenerzy wewnętrzni cały czas mieli kontakt z pracownikami recepcji, czyli grupą osób, dla potrzeb których dział szkoleń został zorganizowany.