Ankieta oceny szkolenia – czy to działa?

Czy ankieta oceny szkolenia może być przydatna?  Takie pytanie usłyszałam ostatnio od trenera wewnętrznego dużej produkcyjnej firmy na warsztatach Train the Trainer.  Jego wątpliwość wynikała z doświadczeń. Sam stosuje ankiety, lecz są one zawsze bardzo pozytywne. Są taką „laurką” dla niego jako trenera, a właściwie kolegi z firmy. A on chciałby, by pomagały mu doskonalić się w pracy trenera.

To ważne pytanie i kluczowa wątpliwość w sytuacji, gdy 100% szkoleń jest ocenianych na podstawie ankiety czy w innej formie (mniej formalnej) na zakończenie zajęć. Jest to podstawowe pytanie zarówno dla działów szkoleń/HR, współpracujących z trenerami zewnętrznymi, czy też dla szkoleniowców wewnętrznych i ich przełożonych.

Ankieta oceny szkolenia – na co zwracać uwagę?

Jeśli chcemy, by ankieta oceny szkolenia mogła służyć swojemu głównemu celowi, czyli sprawdzeniu jakości zajęć i doskonaleniu szkoleń to nie może być laurką. Dlatego też, gdy widzę np., że firma przeszkoliła z różnych tematów, w oparciu o różnych prowadzących ponad 1000 uczestników i ocena szkoleń jest na najwyższym poziomie: 5,0 – to włącza mi się „lampka alarmowa”.  Coś za ładnie to wygląda. Zapraszam do kilku podpowiedzi – na co zwracać uwagę, by ocena szkolenia była rzetelna:

• Ocena jest anonimowa. Wtedy łatwiej uczestnikowi wypowiedzieć się w obiektywny sposób. Niestety z mojego doświadczenia często, np. w projektach unijnych jest wymóg, by uczestnik podpisał się pod ankietą. Sama brałam udział w takim projekcie. Uczestniczyłam w cyklu szkoleń, a potem byłam poproszona o ich ocenę. Na własnej skórze poczułam wtedy, jak nie łatwo ocenia się negatywnie w takiej sytuacji. Nawet, gdy zarzut był bardzo konkretny: trener dużą część zajęć poświęcił nie merytoryce, a opowiadaniu o swoich poglądach politycznych. 
• Jest spokojny czas na wypełnienie ankiety. Ankieta oceniająca szkolenie jest takim samym punktem programu jak każdy inny. Trzeba zarezerwować na nią czas, tak by uczestnicy mogli spokojnie ją wypełnić przed zakończeniem zajęć. Błędem jest rozdanie ankiety – gdy uczestnicy myślą już o wyjściu z zajęć, bo została ostatnia minuta do końca.
• Trener wyjaśnia cel ankiety: np. trener wewnętrzny może powiedzieć: zapraszam do rzetelnego wypełnienia ankiety, bo naszym celem jest tworzenie praktycznych szkoleń i ciągłe udoskonalanie zajęć. Dzięki Waszym opiniom będzie to możliwe!

To jak zachowa się trener jest według mnie kluczowe. Powiedzmy szczerze – każdy, nawet prowadzący z niewielkim doświadczeniem zna sposoby, by otrzymać dobre oceny. Moi Klienci (pracownicy działów szkoleń, HR) opowiadali mi o różnych pomysłach, z którymi spotkali się. Dwie historie szczególnie utkwiły mi w pamięci.

Dwie historie z życia:

I – trener wewnętrzny przy rozdawaniu ankiet mówi uczestnikom, że od ich wyników oceny zależy jego dalsza praca. Co robią uczestnicy? – wystawiają wysokie noty.

II – szef HR umawia się z zewnętrzną firmą szkoleniową, że wyniki ankiet będą jednym z elementów decyzji dotyczącej nawiązania dłuższej współpracy. Po szkoleniu szef HR pyta uczestników jak wyglądało podsumowanie zajęć.  Okazuje się, że uczestnicy na sam koniec otrzymali dużo pochwał. Zarówno od innych osób jak i od trenerów. Rozdano im dyplomy w bardzo miłej atmosferze. A na sam koniec trenerzy rozdali ankiety. Według szefa HR wpłynęło to na ocenę.

• Należy też pamiętać, że ocena szkolenia nie musi mieć formy ankiety. Jeśli nie są potrzebne dane ilościowe zamiast ankiety można zastosować każdą inną formę. Na przykład: uczestnicy na karteczkach post – it zapisują odpowiedzi na pytania o szkolenie. Mogą to być pytania typu: co Ci się podobało?/Co Ci się nie podobało?/czego zabrakło? Opinia osoby, która często stosuje ten pomysł: to dostaję więcej rzetelnych informacji, dzięki takiej luźnej formie niż w ramach tradycyjnej ankiety. I szybciej!’
• w przypadku papierowej ankiety: warto poprosić uczestników by jedna z osób zebrała wszystkie ankiety (to pozwoli na pełną anonimowość).

Zachęcam do stosowania ankiet oceniających, bo to pierwszy krok, by sprawdzić, czy coś zmieni się w miejscu pracy uczestników! Kluczem jest tu jednak dążenie do tego, by ankieta oceny szkolenia została wypełniona rzetelnie.

Zainteresowanych tematem szkoleń zapraszam do artykułów: trener wewnętrzny czy trener zewnętrzny-co-wybrać? oraz trener wewnętrzny czy trener zewnętrzny-cześć II.