Formalna, okresowa ocena pracy jest ważnym zadaniem każdego przełożonego. Oceniający, szczególnie ci, którzy stają przed tym zadaniem po raz pierwszy, mają wiele pytań. Poniżej pytania, które najczęściej słyszę prowadząc szkolenia dotyczące oceny pracy i prowadzenia rozmów oceniających.
Ocena pracy – sprawy „techniczne”
Jak długo powinna trwać rozmowa oceniająca?
To bardzo częste pytanie ze strony oceniających, którzy pierwszy raz będą dokonywać oceny pracy. W formalnej, rocznej ocenie pracy, która zawiera ocenę kompetencji i ustalenie planów na przyszłość to od 40 – 45 min do 1 godziny, a w niektórych przypadkach do 1,5 godziny – taki czas pozwala na to, by ocena pracy została przeprowadzona rzetelnie. Ważne jest też, by tego czasu nie wydłużać. Rozmowa, która trwa powyżej 1,5 godziny może być oznaczać, że kontroluje ją oceniany (np. próbując po raz kolejny przekonać do swojego punktu widzenia) nie jego przełożony.
Jeśli ocena jest częstsza, np. co 6 miesięcy – to oczywiście i rozmowa oceniająca jest krótsza. Także w sytuacji, gdy szef na bieżąco udziela informacji zwrotnej, może okazać się, że rozmowa będzie zajmowała mniej czasu. Jednak i w takim przypadku szef powinien pamiętać, że ważna jest funkcja podsumowania pracy i ją wykorzystać mocno w rozmowie.
Czy można podzielić ją na części (np. dziś godzina, a gdy braknie czasu to dokończymy jutro)?
Nie jest to polecane rozwiązanie – naprawdę bardziej efektywna będzie jedno spotkanie 45 minutowe, niż dwie rozmowy po 30 minut. Planując spotkanie z pracownikiem, wybierz taki czas, by możliwe było przeprowadzenie całej zaplanowanej rozmowy.
Mam 4 pracowników – czy przeprowadzić rozmowę w ciągu jednego dnia czy też z każdym ocenianym innego dnia?
Formalna ocena pracy ma opierać się na ocenie pod kątem kryteriów (opisanych kompetencji). Jeśli jest kilka rozmów tego samego dnia (w bliskiej odległości czasowej) – to może się zdarzyć, że szef nieświadomie będzie porównywał ocenianych pracowników pomiędzy sobą i tak ich oceniał, zamiast porównywać z kryteriami – co zniekształci wyniki.
Doświadczeni kierownicy zwracają też uwagę po prostu na zmęczenie – czasami bardzo trudno się skupić na następnej rozmowie oceniającej, gdy przed chwilą zakończyło się trudne 1,5 godzinne spotkanie.
Jak prowadzić rozmowę w ramach procesu, jakim jest formalna ocena pracy?
Czy po wysłuchaniu opinii pracownika mogę zmienić moją ocenę (pisząc wprost: podwyższyć)?
Ocena pracy ma być rozmową, ważnym jej elementem jest wysłuchanie opinii ze strony pracownika. Oznacza to, że gdyby kierownik przyszedł na spotkanie z góry ustalonymi ocenami, to trudno tu mówić o rozmowie. Doświadczeni szefowie mówią, że dopuszczają taką sytuację, że zmienią swoją ocenę, gdy podwładny przekona ich. Z drugiej strony podkreślają, że takie sytuacje nie zdarzają się często. Ich rolą jest to, by byli tak przygotowani do oceny. Dbają,by pracownik nie zaskakiwał ich argumentami, o których oni sami nie wiedzieli.
Co zrobić, gdy nie mogę dojść do porozumienia w sprawie jednego, konkretnego punktu oceny (ja mam inne zdanie, mój pracownik inne). Czy to oznacza, że mam mu zaproponować skorzystanie z procedury odwoławczej?
Czasami wystarczy, by pracownik zaznaczył w arkuszu oceny. Może wykorzystać punkt: moje uwagi, który to posiada większość arkuszy ocen i opisać z czym konkretnie nie zgadza się. Np., że w kwestii kompetencji współpraca z innymi ma inne zdanie niż przełożony i podał swoje przykłady uzasadniające jego opinię. Pracownikowi w takiej sytuacji zależy, by jego zdanie nie zostało pominięte. Tak, by można było do niego wrócić w trakcie następnej rozmowy oceniającej. Gdyby takie rozwiązanie nie satysfakcjonowało pracownika – zawsze ma prawo odwołać się od oceny.
Z kolei o trudnych rozmowach oceniających przeczytasz tutaj: trudne sytuacje w ocenie.