Zasady planowania czasu

Koniec wakacji i przede mną ponownie lista spraw do załatwienia, na dodatek myślami jestem już w nowym roku szkolnym mojego dziecka, czyli odwieczne pytanie; jak połączyć pracę i życie domowe. Z jednej strony lubię to! Dużo się dzieje i trzeba równocześnie pracować nad różnymi projektami! To mój żywioł. Z drugiej strony wymaga samodyscypliny i planowania. Dlatego pomyślałam sobie, że podzielę się listą zasad planowania czasu, z której sama często korzystam. Dla mnie powrót po wakacjach  to dobry moment, by przypomnieć sobie przydatne zasady planowania czasu.

Przydatne zasady planowania czasu pracy

Planuj codziennie

Systematyczność w planowaniu jest kluczowa. A podstawą jest zaplanowanie dnia pracy. Wprowadź nawyk planowania – albo na zakończenie pracy, albo na jej rozpoczęcie. Przeznacz na zaplanowanie dnia pracy nie więcej niż 10 – 15 minut.

Plany na piśmie odciążają pamięć. Taki plan daje też psychologiczny efekt samomotywacji do pracy.

Kontroluj wyniki dnia.

Planując pracę stosuj zasadę 60/40

Ta reguła to odpowiedź na pytanie ile czasu powinienem z mojego dnia pracy (8 godzin?) zaplanować. Błędem jest zaplanowanie 100% czasu – to z założenia jest nierealistyczne.

Zasady planowania czasu pokazują, że warto, aby każdy dzień pracy składał się z następujących proporcji:

• 60% – zajęcia zaplanowane,
• 20% – sprawy nieoczekiwane, złodzieje czasu
• 20% – działania spontaniczne.

Zasada 60/40 to pewna uśredniona wartość. Czasami możesz wykonywać taką pracę, że te proporcje mogą być inne, np. 50/50. Zaobserwuj jak to wygląda w twoim przypadku.

Pamiętaj o rezerwie czasowej

Już zasada 60/40 mówi o tym, by nie planować całego czasu, co w naturalny sposób daje rezerwy czasowe. Z drugiej strony rezerwy warto założyć przy każdym trudniejszym zadaniu, czyli np. zazwyczaj napisanie raportu zajmuje nam 40 minut, to warto zarezerwować 1 godzinę (by np. telefon, który w trakcie pracy nad raportem zadzwoni) nie zburzył nam planu dnia. Rezerwy warto szczególnie przemyśleć, gdy w planie dnia mamy spotkania czy wyjazdy poza biuro – czyli, gdy czas nie zależy tylko od nas. Wtedy sztywne zasady planowania czasu są szczególnie niebezpieczne.

Cykl dnia/krzywa zakłóceń

Ostatnio rozmawiałam z osobą, która w swojej pracy odbiera telefony od klientów. Jak zauważyła w jej specyfice pracy, we wrześniu, gdy rodzice zapisują swoje dzieci na zajęcia pozaszkolne (tego dotyczą odbierane telefony) najwięcej ich dzwoni między 9-tą a 11-tą rano, a później po 15-tej. Jak pomyślisz o swojej pracy też pewnie zauważysz pewne prawidłowości dotyczące dnia pracy czy tygodnia, które mogą zakłócić rytm twojej pracy. Np. kiedyś pracując dla jednego z towarzystw ubezpieczeniowych stworzyliśmy właśnie taki tygodniowy rozkład zakłóceń, np. poniedziałek do 12-tej był zupełnie wyłączony z pracy koncepcyjnej, bo dzwonili klienci zgłaszający weekendowe szkody. Unikaj planowania na taki czas (przewidywanych zakłóceń) ważnych spraw!

Grupuj podobne zadania

Zasada ta odnosi się do prostych, codziennych czynności, np. prowadzenie rozmów telefonicznych czy pisanie e-mailów. Wykonując je w jednym bloku czasowym wykonasz je szybciej. Dlatego też warto planować z uwzględnieniem takich grup. Zobacz poniżej przykładowe grupy i stwórz własną listę, która będzie odzwierciedlała Twoje zasady planowania czasu:

 

Przykładowe grupy zadań	Twoje grupy zadań
telefony tworzenie pism służbowych odpowiedzi na maile rozmowy ze współpracownikami

Krzywa wydajności

Zobacz jaka jest Twoja krzywa wydajności w ciągu dnia i planuj z jej uwzględnieniem. Wydajność każdego z nas podlega w ciągu dnia wahaniom. Pomimo, że różnimy się od siebie można zauważyć wspólny przebieg wahań wydajności. Krzywa stworzy podobny wykres – czasami przesunięty w czasie (u jednych trochę wcześniej będzie maksymalna wydajność, a u innych później). Generalnie największa aktywność przypada rano/do południa (między 9-tą a 11/12-tą). Po południu nasza energia zmniejsza się, aby pod wieczór ponownie wzrosnąć. 

Cykl pracy umysłowej

Ile (jak długo) można efektywnie pracować? Twoja efektywność zależy nie tylko od krzywej wydajności organizmu, ale także od możliwości koncentracji na zadaniu. Badania medyczne pokazują, że w ciągu 60 minut nasza koncentracja mocno spada. Przez pierwsze 10-15 minut jest na bardzo wysokim poziomie, potem systematycznie maleje, by po około 45 minutach drastycznie obniżyć się. Dlatego zbyt długa intensywna praca nie jest opłacalna, gdyż zmniejszająca się koncentracja i wydajność sprzyja popełnianiu błędów. Krótka (maksymalnie 10 minutowa) przerwa nie jest stratą czasu, lecz receptą na uzupełnienie energii.

Efekt piły

Planując trudne zadania pamiętaj o efekcie piły. Na pewno znasz to ze swojego doświadczenia: mając przed sobą trudne zadanie nie od razu efektywnie pracujesz. Najpierw musisz „wejść w temat”, czy inaczej mówiąc „rozkręcić się”. Dopiero po pewnym czasie stajesz się w pełni efektywny.  I co się dzieje gdy właśnie wtedy zadzwoni telefon czy też przyjdzie twój współpracownik? Przerywasz swoje zajęcie na chwilę, a gdy do niego wracasz czujesz, że znowu musisz się wdrożyć w jego wykonanie. Różne źródła podają, że straty naszego czasu spowodowane tym efektem sięgają nawet 30%. Jest to spowodowane tym, że powrót do wykonywanego zadania wymaga od nas stopniowego rozkręcenia się i ponownego skupienia. Zadbaj więc o spokojny czas nad trudnym zadaniem, jeśli to możliwe podziel go na naturalne części (tak, by i przy nich nie „dopadł” cię efekt piły.

Powodzenia w organizacji pracy! Niech te zasady planowania czasu ułatwią Wam codzienną pracę!