Stawianie oczekiwań i wymagań podwładnym oraz ustalanie zasad współpracy z pracownikami to kluczowy element skutecznego zarządzania. Dzięki niemu pracownicy wiedzą jakie oczekiwania ma szef. Wydaje się to proste i oczywiste, jednak praktyka pokazuje, że w opinii pracowników ich szefowie nie precyzują swoich oczekiwań i zasad współpracy. Jak to wpływa na wspólną pracę? Z perspektywy pracownika często zdarzają się sytuacje, które kolokwialnie określają: „nie wiem o co tak naprawdę chodzi mojemu szefowi”. To z kolei prowadzi do wielu nieporozumień na linii szef – pracownik i utrudnia codzienną współpracę. W dłuższej perspektywie ma wpływ na spadek zaangażowania i motywacji do pracy. Jak temu zapobiec? Jedną z polecanych metod jest tzw. expose szefa – czyli przekazanie swoim pracownikom zasad i standardów współpracy, które szef chce realizować w ramach swojej pracy w danej firmie/zespole.
Stawianie oczekiwań i wymagań podwładnym – co może zawierać expose szefa?
Expose szefa to spis zasad, które ułatwiają codzienną pracę. Jest to odpowiedź na następujące pytania:
- Jak Ty jako szef chcesz, żeby wyglądały relacje w firmie/zespole?
- Co jest dla Ciebie ważne?
- Za co będziesz chciał nagradzać swoich pracowników, a jakie postawy eliminować (za co będziesz karał)?
Expose często składa się z następujących elementów (to propozycja, którą można dostosowywać do specyfiki firmy i poziomu zarządzania):
- Minimalne wymagania – pokaż pracownikom ramy, w których chcesz by się „poruszali”:
Jakich zachowań oczekujesz? Czego wymagasz?
Czego nie zaakceptujesz? Jakie zachowania są niedopuszczalne?
W minimalnych wymaganiach szef skupia się na kwestiach związanych z szeroko rozumianą dyscypliną pracy, np. punktualność, kwestia odbierania telefonów prywatnych w pracy, itd.
Pamiętaj, by mówić konkrety (nie ogólniki). Szczególnie jest to ważne, gdy temat dotyczy nieakceptowanych zachowań.
- Maksymalne preferencje – pożądane postawy i zachowania w relacjach z pracownikami. Ułóż zasady współpracy.
Pokaż pracownikom jakie wartości powinny przyświecać Twojemu/Waszemu działaniu: np. zadowolenie klienta, zaangażowanie w pracę, samodzielność w działaniu.
- Korzyści. Pokaż pracownikom korzyści, które będą mieli stosując się do powyższych zasad. Pokazanie korzyści zachęci pracowników do stosowania przedstawionych reguł. Warto pamiętać, że pokazywanie korzyści to podstawowa i bardzo częsta technika wywierania wpływu. Każdy z nas chętniej działa, gdy usłyszy odpowiedź na pytanie: co ja z tego będę miał?
Stawianie oczekiwań i wymagań podwładnym – kiedy expose szefa jest szczególnie przydatne?
- Gdy zostajesz szefem – to bardzo dobre rozwiązanie dla wszystkich, którzy rozpoczynają swoją drogę jako kierownik. A szczególnie ważne, gdy zostaje się szefem zespołu/firmy, w której wcześniej pracował (czyli tzw. awans wewnętrzny i zarządzanie swoimi dawnymi kolegami). Wtedy ułatwia to szefowi odnalezienie się w nowej roli.
- Sytuacja zmiany, np. nowe oczekiwania wobec pracowników, wprowadzanie lub zmiana standardów pracy czy też zmiana sytuacji zewnętrznej, która wpływa na działania firmy.
- Jest to też doskonała technika, gdy do firmy/zespołu dołącza nowy pracownik. Wtedy ta technika ułatwia wprowadzenie nowej osoby do pracy.